Política de comunicaciones telefónicas

Política Corporativa de Grabación y Monitoreo de Comunicaciones Telefónicas

Sitio Web: www.grupowattsolar.com
Razón social: Grupo Watt Solar S.A. de C.V.

1. Introducción

En Grupo Watt Solar, la confianza, la transparencia, la calidad en el servicio y la protección de los intereses de nuestros clientes, colaboradores, proveedores y aliados comerciales constituyen principios fundamentales de nuestra operación. Como parte de nuestro compromiso con la mejora continua, la seguridad de la información, el cumplimiento normativo y la correcta documentación de nuestras operaciones, todas las comunicaciones realizadas a través de los canales telefónicos oficiales de la empresa podrán ser grabadas y monitoreadas.

La presente Política Corporativa de Grabación y Monitoreo de Comunicaciones Telefónicas establece los lineamientos bajo los cuales Grupo Watt Solar realiza la grabación, almacenamiento, tratamiento, consulta y, en su caso, utilización de dichas comunicaciones. Esta política forma parte del sistema de gestión y control interno de la empresa y complementa lo dispuesto en el Aviso de Privacidad vigente de Grupo Watt Solar.

2. Alcance

La presente política es aplicable a toda persona física o moral que establezca comunicación con Grupo Watt Solar mediante cualquiera de sus medios telefónicos oficiales, incluyendo de manera enunciativa mas no limitativa:

• Clientes.

• Prospectos.

• Proveedores.

• Contratistas.

• Colaboradores.

• Representantes legales.

• Autoridades.

• Instituciones públicas o privadas.

• Cualquier tercero que mantenga comunicación con la empresa.

Asimismo, comprende todas las llamadas entrantes y salientes efectuadas mediante:

• Líneas telefónicas corporativas.

• Conmutadores.

• Plataformas VoIP.

• Sistemas CRM.

• Plataformas de atención al cliente.

• Aplicaciones de telefonía empresarial.

• Cualquier otro medio telefónico autorizado por Grupo Watt Solar.

3. Política Institucional

Grupo Watt Solar establece como política corporativa obligatoria la grabación y monitoreo de las comunicaciones realizadas a través de sus canales telefónicos oficiales. Esta medida tiene como finalidad garantizar la calidad del servicio, documentar las comunicaciones sostenidas con nuestros clientes y terceros, proteger los intereses legítimos de las partes involucradas y fortalecer los mecanismos internos de seguridad, cumplimiento y mejora continua. La grabación de llamadas constituye un procedimiento operativo institucional y no una función opcional del servicio.

Por ello:

• Todas las llamadas podrán ser grabadas.

• La grabación forma parte de los procesos internos de Grupo Watt Solar.

• No podrán realizarse excepciones individuales, salvo disposición legal expresa.

• La empresa podrá abstenerse de brindar atención telefónica cuando un participante rechace expresamente la grabación y no exista un medio compatible con esta política.

4. Finalidades del Tratamiento de las Grabaciones

Las grabaciones podrán ser utilizadas exclusivamente para finalidades legítimas relacionadas con la operación de Grupo Watt Solar, entre ellas:

Calidad del servicio

• Supervisar la atención brindada.

• Verificar el cumplimiento de protocolos.

• Detectar oportunidades de mejora.

• Evaluar la experiencia del cliente.

Seguimiento operativo

• Confirmar solicitudes.

• Validar instrucciones.

• Dar seguimiento a proyectos.

• Confirmar citas, instalaciones y servicios.

Procesos comerciales

• Verificar cotizaciones.

• Confirmar acuerdos comerciales.

• Documentar autorizaciones.

• Validar información proporcionada durante procesos de venta.

Capacitación

• Capacitación del personal.

• Evaluación del desempeño.

• Programas de mejora continua.

Seguridad

• Prevenir fraudes.

• Detectar suplantaciones de identidad.

• Salvaguardar la integridad de los procesos.

• Proteger la información intercambiada.

Cumplimiento legal

Las grabaciones podrán utilizarse como elemento de verificación, evidencia documental o medio de prueba en procedimientos administrativos, judiciales, arbitrales o de cualquier otra naturaleza legal, cuando resulte necesario para la protección de los derechos e intereses legítimos de Grupo Watt Solar, de sus clientes o de terceros, siempre en apego a la legislación aplicable.

5. Valor de las Grabaciones

Las grabaciones constituyen registros corporativos oficiales de Grupo Watt Solar.

En caso de aclaraciones, reclamaciones, controversias, auditorías, investigaciones internas o procedimientos legales, las grabaciones podrán utilizarse para:

• Verificar hechos.

• Confirmar acuerdos.

• Corroborar instrucciones.

• Acreditar autorizaciones.

• Validar información proporcionada durante la comunicación.

Su utilización estará sujeta a la legislación vigente y a los procedimientos internos de la empresa.

6. Protección de los Intereses de las Partes

La presente política tiene como finalidad proteger de manera equitativa los intereses de:

• Los clientes.

• Los usuarios de los servicios.

• Los colaboradores.

• Los proveedores.

• Los aliados comerciales.

• Grupo Watt Solar.

El registro de las comunicaciones permite reducir errores de interpretación, evitar controversias, documentar acuerdos y fortalecer la transparencia en las relaciones comerciales y operativas.

7. Confidencialidad, Protección de Datos Personales y Resguardo de la Información

Grupo Watt Solar tratará las grabaciones como información confidencial y adoptará las medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonablemente necesarias para protegerlas contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación o destrucción. El tratamiento de las grabaciones se realizará conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y demás disposiciones legales aplicables.

Las grabaciones podrán contener datos personales proporcionados por los participantes durante la comunicación, por lo que su tratamiento se sujetará a lo establecido en el Aviso de Privacidad Integral de Grupo Watt Solar, disponible para consulta en los medios oficiales de la empresa. El acceso a las grabaciones estará restringido exclusivamente al personal autorizado y a aquellos terceros que, por disposición legal, contractual o requerimiento de autoridad competente, deban conocer su contenido. Grupo Watt Solar no divulgará las grabaciones para fines distintos a los previstos en esta política, salvo que exista obligación legal o resolución emitida por autoridad competente.

8. Conservación de las Grabaciones

Las grabaciones de llamadas serán conservadas por un periodo máximo de tres (3) años, contados a partir de la fecha en que se haya realizado la comunicación.

Cuando una grabación se encuentre relacionada con una reclamación, procedimiento administrativo o judicial, auditoría, investigación interna, requerimiento de autoridad competente o cualquier otro proceso que justifique su conservación, Grupo Watt Solar podrá mantenerla por el tiempo estrictamente necesario hasta la conclusión del procedimiento correspondiente y conforme a la legislación aplicable. Concluido el periodo de conservación, las grabaciones serán eliminadas mediante procedimientos que garanticen su disposición segura y la protección de la información contenida en ellas.

9. Acceso a las Grabaciones

Las grabaciones forman parte de los registros internos de Grupo Watt Solar y no constituyen información pública o de libre acceso.

No obstante, los titulares de los datos personales contenidos en una grabación podrán ejercer sus Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (Derechos ARCO), en los términos previstos por la legislación aplicable y por el Aviso de Privacidad de la empresa.

Las solicitudes deberán presentarse mediante los canales establecidos por Grupo Watt Solar para el ejercicio de dichos derechos.

La empresa analizará cada solicitud de manera individual y podrá proporcionar acceso o información relacionada con una grabación únicamente cuando:

• El solicitante acredite plenamente su identidad o representación legal.

• No se afecten los derechos o datos personales de terceros.

• No se revele información confidencial o estratégica de la empresa.

• No exista impedimento legal, contractual o administrativo para su entrega.

Grupo Watt Solar podrá negar total o parcialmente el acceso cuando así lo permita la legislación aplicable, debiendo informar al solicitante las razones que sustenten dicha determinación.

10. Información Previa y Consentimiento

Como parte del proceso de atención telefónica, Grupo Watt Solar informará al inicio de la comunicación que la llamada podrá ser grabada y monitoreada para fines de calidad, seguimiento, seguridad, cumplimiento y protección de los intereses de las partes. Una vez emitido dicho aviso, la continuación de la comunicación se entenderá como manifestación de que el participante ha sido informado de la existencia de esta política.

Cuando resulte aplicable conforme a la legislación vigente o por disposición interna de la empresa, el personal de Grupo Watt Solar podrá solicitar una confirmación verbal del participante respecto del conocimiento de la grabación antes de continuar con la atención. Si el participante manifiesta expresamente su negativa a que la llamada sea grabada, Grupo Watt Solar podrá suspender la comunicación telefónica y, cuando sea posible, ofrecer un canal alternativo de atención compatible con sus políticas internas.

11. Modificaciones

Grupo Watt Solar podrá actualizar, modificar o complementar la presente política cuando resulte necesario para atender cambios en la legislación aplicable, en sus procesos internos, en sus plataformas tecnológicas o en sus modelos de atención.

La versión vigente será aquella publicada en los medios oficiales de la empresa y surtirá efectos a partir de su fecha de publicación.

12. Relación con el Aviso de Privacidad

La presente Política Corporativa de Grabación y Monitoreo de Comunicaciones Telefónicas deberá interpretarse conjuntamente con el Aviso de Privacidad Integral de Grupo Watt Solar, el cual regula el tratamiento de los datos personales recabados por la empresa.

En caso de existir alguna diferencia entre ambos documentos respecto al tratamiento de datos personales, prevalecerá lo establecido en el Aviso de Privacidad en aquello que resulte aplicable conforme a la legislación vigente.

Declaración Institucional

La grabación y monitoreo de las comunicaciones telefónicas constituye una política corporativa permanente de Grupo Watt Solar y forma parte de su sistema de gestión, control interno y cumplimiento.

Esta práctica tiene como finalidad proteger los intereses legítimos de nuestros clientes, colaboradores y de la propia organización, fortalecer la calidad del servicio, documentar las comunicaciones y contribuir a la transparencia de nuestras operaciones.

El uso de los canales telefónicos oficiales de Grupo Watt Solar implica el conocimiento de esta política, del Aviso de Privacidad aplicable y de las condiciones aquí establecidas.

13. Contacto

Si tienes dudas o comentarios sobre estos Términos y Condiciones o nuestras políticas, puedes contactarnos en:

Correo: contacto@grupowattsolar.com
Domicilio: Rio de Janeiro 904, Panamericana, 31210 Chihuahua, Chih.
Teléfono: +52 1 81 8088 8604